10 ویژگی یک نرم افزار حسابداری خوب

نبض فناوری

شما احتمالا با ضرورت و اهمیت نرم افزار حسابداری در کسب‌وکارها آشنا هستید و می‌دانید که در پیشبرد سیاست‌های مالی تاثیر بسزایی دارد؛ بنابراین می‌بایست کسب‌وکارها نسبت به خرید نرم افزار حسابداری خوب و مناسب اقدام کنند. اگر به دنبال یک نرم افزار حسابداری عمده فروشی، فروشگاهی، شرکتی و یا به طور کلی برنامه حسابداری متناسب با کسب‌وکار خود هستید با ما همراه باشید تا در ادامه این مطلب ویژگی‌های یک نرم افزار حسابداری خوب را یادآور شویم.

پیشنهاد می‌شود ابتدا این ویژگی‌ها را در نسخه آزمایشی یا دمو نرم افزار بررسی کنید تا خریدی مطمئن را تجربه نمایید.

مهم ترین ویژگی‌های یک نرم افزار حسابداری خوب و کارآمد چیست؟

ارائه گزارش‌های حسابداری دقیق و کاربردی

شاید بتوان گفت اصلی‌ترین دلیل استفاده از نرم افزار حسابداری دریافت گزارش‌های مالی است که با کمک این گزارشات بتوان برای ادامه فعالیت‌های سازمان یا کسب‌وکار تصمیمات مهمی را اتخاذ کرد و به اهداف مورد نظر دست یافت.

به طور کلی نرم افزار حسابداری باید گزارشات قانونی اعم از مالیات حقوق و دستمزد کارکنان، مالیات بر ارزش افزوده، گزارشات خرید و فروش فصلی و حتی مواردی از جمله بدهی‌ها و مطالبات، موجودی‌ها، درآمدها و مخارج را ارائه نماید.

سادگی و کاربر پسند بودن محیط نرم افزار

اگر یک نرم افزار محیطی زیبا، ساده و در عین حال کاربر پسند داشته باشد، کار با آن آسان خواهد بود. در این شرایط دسترسی به ماژول‌های مختلف و استفاده از آنها راحت است.

برای سنجش این مورد پیشنهاد می‌کنیم که حتما پیش از خرید نسخه دمو نرم افزار را بررسی کنید و درصورت رضایت از رابط کاربری (UI) و تجربه کاربری (UX) آن اقدام نمایید.

یکپارچگی و ادغام با سایر سیستم‌های حسابداری و مدیریتی

نیاز یک شرکت به نرم افزار حسابداری صرفا به ثبت سند محدود می‌شود بلکه برای اموری نظیر کنترل حساب‌های بانکی و عملیات چک، انبارداری، خرید از تامین کنندگان، مدیریت فروش، مدیریت مواد اولیه، محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان و… نرم افزار حسابداری نقش کلیدی دارد.

تمامی موارد مذکور حکم موجودی‌های مالی شرکت را دارد. اگر سیستم حسابداری با سایر سیستم‌های مدیریتی و منابع انسانی یکپارچه باشد، اطلاعات منسجم‌تر و منظم‌تر می‌شوند و امور به صورت بهینه انجام می‌شوند در نتیجه دسترسی به این اطلاعات ساخت یافته راحت‌تر خواهد بود.

بروزرسانی مداوم

یک نرم افزار حسابداری شرکتی یا نرم افزار حسابداری فروشگاهی کارآمد براساس آخرین استانداردها و تغییرات قانونی عمل می‌کند و دغدغه و نگرانی حسابدار را از این بابت برطرف می‌نماید؛ به بیان دیگر شرکت ارائه دهنده نرم افزار باید به قدری قوی و حرفه‌ای عمل کند تا تغییرات جدید را در برنامه خود اعمال کند، حتی بروزرسانی‌های فنی نرم افزار را از تهدیدهای امنیتی مصون می‌دارد که این امر با حضور یک تیم برنامه نویسی حرفه ای میسر است.

متناسب با نیاز کسب‌وکار

هر کسب‌وکاری بسته به نیازهای خود به یک سری از امکانات نرم افزار حسابداری نیاز دارد و ممکن است برخی از قابلیت‌های موجود برای آن بلااستفاده باشد. از این رو یک برنامه حسابداری می‌بایست منعطف و پویا باشد تا با توجه به نیاز هر صنفی شخصی سازی شود. این پویایی و انعطاف پذیری برای هر صنفی متفاوت است؛ به عنوان مثال صنف فروش عمده مواد غذایی نیاز به یک نرم افزار حسابداری عمده فروشی دارند که بتواند در زمینه تعریف تخفیف‌های حجمی، مدیریت چندین لیست قیمت، مدیریت انبار و … مفید و موثر عمل کند. بنابراین هنگام خرید نرم افزار حسابداری این ویژگی را مورد توجه قرار دهید.

امکان توسعه نرم افزار

کسب‌وکارها به امید رشد و گسترش فعالیت می‌کنند اما گسترش در هر شرکت معنای به خصوصی دارد. مثلا یک سازمان با افزایش تعداد کارکنان و میزان درآمد می‌تواند گسترش پیدا کند. یک شرکت دیگر که با 4 نفر پرسنل و یک نرم افزار حسابداری ساده اداره می‌شود، پس از چندی نیاز به یک نرم افزار حسابداری با قابلیت خزانه داری، سیستم حقوق و دستمزد و سیستم دریافت و پرداخت و … داشته باشد.

با این اوصاف باید نرم افزاری را انتخاب کرد که متناسب با برنامه‌های آتی سازمان باشد و بعد از چند وقت به دلیل عدم توسعه پذیری کنار گذاشته نشود.

تضمین امنیت اطلاعات

همانطور که می‌دانید اطلاعات مالی شرکت اهمیت بالایی دارند و عدم ثبت داده‌ها یا نشت اطلاعات مالی خسارات زیادی به شرکت وارد می‌کند. با این اوصاف تضمین امنیت اطلاعات از ویژگی‌های کلیدی این دسته از نرم افزارها به حساب می‌آید.

چنانچه قصد خرید نرم افزار حسابداری ابری دارید به این نکته توجه کنید که خود ارائه دهندگان این برنامه‌ها امنیت سرورها را تامین می‌کنند.

پشتیبانی فنی و ارائه خدمات پس از فروش

پشتیبانی و خدمات پس از فروش جزء موارد کلیدی و مهم خرید محصولات نرم افزاری به حساب می‌آیند چراکه در صورت بروز مشکل تنها شرکت ارائه کننده می‌تواند نسبت به رفع آن اقدام کند.

سازگاری و هماهنگی با قوانین مالیاتی کشور

از آنجایی که قوانین مالی، مالیاتی و حسابداری گاهی دستخوش تغییرات قرار می‌گیرند یک نرم افزار حسابداری مناسب باید قدم به قدم این‌ها بروزرسانی شود و هماهنگی داشته باشد. به طور مثال برای اجرای قوانین مطرح از سوی سازمان امور مالیاتی می‌توانید از نرم افزار سامانه مودیان استفاده کنید.

خوشبختانه نرم افزار حسابداری چرتکه به سامانه مودیان متصل است و از بابت ارسال صورتحساب کار شما را راحت کرده است.

سرعت بالا و گزارش دهی خودکار

از دیگر ویژگی‌های یک نرم افزار حسابداری خوب این است که پس از ثبت داده‌ها به سرعت اطلاعات را پردازش کند و گزارش حاصله را به صورت خودکار ارائه نماید.

نرم افزار حسابداری ابری ایده آل ترین نوع نرم افزار حسابداری

امروزه تکنولوژی ابری در تمام زمینه‌ها از جمله حسابداری ورود کرده است که محصول آن در این زمینه نرم افزار حسابداری ابری است. این نرم افزار حسابداری ابری توانمندی‌های ویژه‌ای را برای سازمان‌ها به ارمغان آورده است و قابلیت‌های دارد که با کمک آنها می‌توان هزینه‌های جانبی و اضافه را حذف کرد.

برخی از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزار حسابداری ابری عبارتند از:

• راه اندازی سریع و راحت بدون نیاز به نصب نرم افزار و حضور نیروی IT
• دسترسی راحت به اطلاعات از طریق لپ تاپ، تبلت و حتی موبایل
• امنیت بالای داده‌ها
• بک آپ گیری خودکار از اطلاعات

نتیجه گیری

با توجه به ویژگی‌هایی که نرم افزارهای حسابداری ابری دارند سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌توانند به طور مدرن و پیشرفته اطلاعات مالی خود را ثبت و ارائه کنند. مطمئن باشید استفاده از این نوع نرم افزارها تجربه منحصر به فردی را برای شما رقم خواهد زد.

در پایان لازم می‌بینیم تاکید کنیم که پیش از خرید هر نرم افزار حسابداری ابتدا از شرکت ارائه دهنده بخواهید که نسخه دمو را در اختیارتان قرار دهند تا از ویژگی‌ها، قابلیت‌ها و عملکرد آن نرم افزار اطمینان حاصل نمایید.